Mehr als eine Unterschrift: Was im Notariat bei Unternehmensvorgängen passiert

Warum Unternehmen überhaupt zum Notariat kommen

Nicht jede Entscheidung eines Unternehmens führt ins Notariat. Bei bestimmten Vorgängen ist eine notarielle Mitwirkung aber gesetzlich vorgeschrieben.

Das betrifft zum Beispiel die Gründung einer GmbH, die Übertragung von Geschäftsanteilen oder bestimmte Veränderungen innerhalb eines Unternehmens.

Das Notariat entscheidet dabei nicht, welchen Weg ein Unternehmen gehen soll. Die unternehmerischen Entscheidungen treffen die Beteiligten selbst. Aufgabe des Notariats ist es, die erforderlichen Vorgänge im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu begleiten.

Was vor dem Termin stattfindet

Der Termin ist häufig nur ein Teil des gesamten Vorgangs. Am Anfang steht zunächst die Frage: Was soll eigentlich umgesetzt werden?

Welche Gesellschaft ist betroffen? Wer ist beteiligt? Welche Veränderungen sind geplant?

Auf dieser Grundlage werden die notwendigen Informationen und Unterlagen zusammengetragen und die nächsten Schritte vorbereitet. Gerade bei Unternehmensvorgängen arbeiten dabei oft viele Menschen zusammen: Gesellschafter, Geschäftsführungen, Steuerberater, Rechtsabteilungen und Berater – und natürlich das Team im Notariat. 

Notarfachangestellte und weitere Mitarbeitende bereiten Vorgänge vor, koordinieren Termine und kümmern sich um die Bearbeitung. Die Notarin oder der Notar übernimmt die gesetzlich vorgesehenen Aufgaben und nimmt die erforderlichen Erklärungen auf.

Typische Situationen aus dem Unternehmensalltag

Aus einer Geschäftsidee wird ein Unternehmen. Es wird festgelegt, wer Gesellschafter wird, wie die Gesellschaft organisiert sein soll und welche Regelungen im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden.

Auch später verändert sich ein Unternehmen weiter. Ein Investor kommt hinzu, Geschäftsanteile werden übertragen, ein Geschäftsführer wechselt oder mehrere Gesellschaften werden neu strukturiert.

Was für Außenstehende nach einer einzelnen Entscheidung aussieht, besteht in der Praxis oft aus vielen Schritten – bis zur Unterschrift.

Und nach der Unterschrift?

Je nach Vorgang müssen beispielsweise Anmeldungen zum Handelsregister vorbereitet und Unterlagen an zuständige Stellen übermittelt werden. Wie lange es dauert, bis ein Vorgang vollständig umgesetzt ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Gerade bei einer Handelsregistereintragung spielt auch die Bearbeitung durch das zuständige Registergericht eine Rolle.

Digitalisierung verändert auch den Notariatsalltag

Viele Unterlagen erreichen uns heute digital. Abstimmungen finden elektronisch statt und Dokumente werden in elektronischen Akten verwaltet. Das verändert vor allem die Abläufe im Hintergrund. Der rechtliche Rahmen eines Vorgangs bleibt natürlich bestehen.

Ein Termin ist nur ein Teil des Vorgangs

Der Termin im Notariat ist für viele Beteiligte der sichtbarste Moment. Aber davor und danach passiert häufig noch einiges. Hinter einer Gründung, einem Gesellschafterwechsel oder einer Umstrukturierung stehen Vorbereitung, Abstimmung und viele einzelne Schritte, die ineinandergreifen. Der Termin ist deshalb selten der Anfang eines Vorgangs und häufig auch nicht sein Ende.

Und genau das ist ein großer Teil dessen, was im Arbeitsalltag eines Notariats hinter den Kulissen passiert.